Menu
Panier
0
Type de course
Le Mag
Type de course
Running
Trail
Triathlon
Course fun
Marche
Vélo
Autre
Recrutement et gestion des bénévoles, nos conseils
Trouver des bénévoles n’est pas une chose facile, cette étape essentielle pour le bon déroulement de votre évènement passe par la recherche, l’intégration, la fidélisation et la gratification des bénévoles.
Les bénévoles, clé de voute de votre événement. Nous apportons des éléments de réponse pour construire une équipe de bénévoles complète et fidèle.
Écrit par Maéva.
10 min de lecture
Mis à jour le 01.06.2024
Pour quelles missions ?
Les besoins et moyens en matière de bénévolat dans l’association doivent être définis en amont : pour quels postes ? Combien de personnes souhaitées par poste ? Quelles sont les compétences et qualités requises ?
Lors de cette phase, il faut prendre en compte toutes les étapes de l’organisation d’un évènement ; de l’avant course (inscriptions et retrait des dossards, le balisage des parcours, etc.) à l’après course (gestion des déchets, démontage, etc.) en passant par la course en elle-même (signaleurs pour assurer la sécurité, ravitaillement, remise des récompenses aux coureurs, etc.).
Une fois ces besoins identifiés, des fiches de postes peuvent être rédigées pour que les futurs bénévoles puissent s’y référer. Pour chaque poste identifié, une fiche adaptée doit être écrite. Ces fiches doivent être précises, attractives, claires. L’objectif est de capter l’attention du futur bénévole et lui donner envie de rejoindre l’association.
Pour que la communication soit bonne, il est important qu’au sein de l’association une personne soit en charge de la gestion des bénévoles. Avoir une personne référente peut rassurer les bénévoles, ils doivent se sentir soutenus et aidés.
Vos annonces doivent être accrocheuses et comprendre :
- Le titre de la mission
- Une brève présentation de votre association
- Les objectifs du poste et les missions précises
- Les compétences requises
- La temporalité des missions
- Les coordonnées de la personne référente
Le visuel de l’annonce est important pour attirer l’œil. N’hésitez pas à ajouter le logo de l’association, ou encore à jouer sobrement avec les couleurs.
Recruter mes bénévoles
Trouver des bénévoles n’est pas chose facile, alors comment les recruter ? Pour y parvenir des solutions existent :
- En parler autour de vous, le bouche à oreille fonctionne très bien notamment dans les villages et communes
- Par l’envoi de mail à l’ensemble de vos actuels et anciens adhérents
- Sur votre site Internet
- En organisant des évènements de rencontre au sein de l’association (Ex : par l’ouverture d'un bar associatif pour mettre en relation les actuels et futurs bénévoles)
- Au sein des associations locales, des écoles post bac (universités, écoles de commerce, etc.)
- Via vos réseaux sociaux, publier vos annonces dans des groupes (Ex : Facebook, Instagram, Linkedin, etc.)
- Publier des articles dans la presse locale
- En diffusant des prospectus, flyers dans les lieux stratégiques de la ville et aux alentours
- Par des plateformes de recrutement dédiées (Ex : Recrwteer, JeVeuxAider, Benevolt)
- Lors du forum des associations qui a généralement lieu à chaque début d’année.
Pour chaque moyen de communication, les coordonnées de la personne référente doivent être visibles facilement.
C’est à vous d’aller les chercher ! Les rencontrer lors de la phase de recrutement est la clé pour capter ce potentiel feeling et cette réelle motivation. Cet échange est un moment privilégié pour apprendre à connaître la personne, il faut être à son écoute et bienveillant. Présenter le projet de votre association et vos activités est un bon moyen de séduire. En tant que bénévole au sein de l’association, vous pouvez mettre en avant ce que cette expérience vous a appris pour leur donner envie : des nouvelles rencontres, des moments agréables, la découverte du domaine de l’évènementiel sportif.
Une fois les bénévoles au complet, il faut les valoriser, les impliquer. Sans eux l’évènement ne peut pas avoir lieu. Pour les fidéliser et qu’ils restent motivés, il faut de l’action et de l’actualité, et ce tout au long de l’année et de manière régulière. Ne pas les laisser sans réponse ou dans l’inconnu. Par exemple, organiser des réunions en présentiel ou créer des canaux et fils de discussions permet de créer cette communauté et cette cohésion.
Gestion des bénévoles
Le point clé c’est le plaisir partagé !
La relation entre l’association et les bénévoles doit être donnant/donnant et basée sur la confiance. Le bénévole doit effectuer ses missions avec sourire et l’association doit être présente pour l’accompagner et l’aider. Prendre le temps d’intégrer un bénévole lui permet d’être motivé et investi, ce temps est non négligeable. La confiance doit régner pour que chaque personne soit épanouie dans ses missions. A son arrivée au sein de l’équipe, lui parler des projets en cours et des rôles de chacun facilitera son intégration. Former les bénévoles aidera le collectif à se construire.
Vous pouvez attribuer à chaque bénévole un “parrain”, pour créer un lien particulier avec cette personne et permettre une meilleure intégration au sein de l’effectif.
Chacun doit se plaire dans les missions qui lui ont été attribuées, il est important de savoir si chaque bénévole a compris les siennes. Si ce n’est pas le cas, il faut lui réexpliquer avec diplomatie et bienveillance.
La diversification est nécessaire pour fidéliser un bénévole, s’il trouve ses missions redondantes sur le long terme, il faut savoir résoudre ce problème en lui attribuant des tâches plus stimulantes.
À savoir que des outils de gestion des bénévoles sont mis à disposition pour les organisateurs :
Grâce aux Français de Recrewteer, automatisez l’ensemble de vos tâches liées à la gestion de vos bénévoles sur un évènement.
Avantages :
- Personnalisation de l’interface et affectation des missions
- Regrouper l’ensemble des données en un endroit et gestion des plannings
- Effectuer des campagnes d’e-mailing ciblées et diversifiées
- Recruter via des formulaires de candidature
- Planifier et créer les activités en les attribuant aux personnes concernées
- Animer en communiquant avec les bénévoles par mail et SMS (groupe Whatsapp)
Les services Miles Republic
Devis chronométrage
La prestation chrono qu'il vous faut, au meilleur prix.
Moteur de recherche
Votre événement visible dans le calendrier le plus complet du marché.
La newsletter des organisateurs
L'actualité de sorganisateurs une fois par mois dans votre boîte mail.
Le Concours des courses de l'année
La vitrine qui met en avant les bénévoles et l'équipe organisatrice de plus beaux événements Français.